コミュニケーション

皆さんこんにちは！

Keioh株式会社、テレマーケティング事業部の仙庭です。

今回も「読んでくださった方とともに成長する」を目的に投稿していきます。

今回投稿する内容は、昨日社員研修で佐藤社員が研修してくれた、
「コミュニケーション」について投稿していこうと思います。

組織での「コミュニケーション」はすごく大事です。
会社の中で上司と部下、同僚同士、部門間でうまく情報がやり取りされていないと、
仕事がうまく進まなかったり、雰囲気が悪くなったりしますよね。
でも反対に、コミュニケーションがしっかり取れていると、
チームワークが強くなったり、問題解決がスムーズに進んだりします。
今回は、組織でのコミュニケーションの重要性と、どうやってうまくやるかについて考えてみます。

• 組織でのコミュニケーションってどういうもの？

組織内のコミュニケーションって、簡単に言うと「情報のやり取り」です。
でも、情報を伝えるだけでなく、「どう伝えるか」がすごく大事なんです。
例えば、プロジェクトの進捗状況や新しいルール、社内イベントのお知らせなど、
うまく伝えないと誤解が生まれたり、チームがバラバラになってしまったりします。

コミュニケーションには、言葉を使う「言語的コミュニケーション」と、表情や態度で伝える「非言語的コミュニケーション」の2つがあります。
言葉だけでは伝えきれない微妙なニュアンスを、身振りや顔の表情で補うことで、相手に正確な情報や感情が届きやすくなります。

• コミュニケーションでよくある問題

組織でのコミュニケーションには結構な課題もあります。
まず、情報が多すぎて、どれが重要か分からなくなってしまうこと。
例えば、メールが溜まっていて、大事な情報を見逃してしまったり、すごく長いメッセージが多すぎて、誰も読まなくなったり…。
情報をどれだけシンプルに、かつ必要な人にきちんと届けるかがポイントです。

それから、部門間のコミュニケーション不足も問題です。
各部門が自分たちの業務に集中しすぎて、他の部門が何をしているのか分からないこと、よくありますよね。
これが原因で「他の部門が遅れてるから、こちらも進まない！」なんてことになりがち。
チーム全体の目標に向かってみんなで協力し合わないと、仕事がうまくいかないんです。

さらに、上下関係による壁もあります。
上司が部下に指示を出す時、部下が自分の意見やアイデアを言いにくい環境だと、
ただ指示を受けるだけになってしまい、改善のアイデアが出にくくなります。
これがコミュニケーションの停滞を招きます。

どうやってコミュニケーションを良くするか？
では、どうしたら組織内のコミュニケーションをもっと良くできるのでしょうか？いくつかの方法があります！

• 情報共有の方法を工夫する

まず、情報が埋もれないように整理することが大事です。
例えば、重要な連絡事項や進捗状況をまとめた「共有ドキュメント」や「定例会議」を活用することで、全員が最新情報を把握しやすくなります。
たくさんのメールやメッセージに埋もれず、効率的に情報を伝えられる仕組みが必要です。

• オープンなコミュニケーションを作る

上司と部下、同僚同士、みんなが気軽に意見を言える環境を作ることが大切です。
上司は部下の意見に耳を傾け、フィードバックをしっかりと行うことで、信頼関係が生まれます。
また、意見を交換することで新しいアイデアや改善策が出やすくなります。
オープンな対話の場を増やすことが、チームの力を引き出す鍵になります。

• 部門間での連携を強化する

部門同士が協力して仕事を進めるためには、定期的に他の部門と情報を共有する場を作ることが大切です。
例えば、部門横断のプロジェクトチームを作ってみたり、定期的な「部門間交流会」を開いたりすることで、
仕事の進捗状況や課題が分かりやすくなります。
これで、部門間の溝を埋めることができます。

• テクノロジーを活用する

今は、チャットツールや社内SNS、プロジェクト管理ツールなど、テクノロジーを駆使してコミュニケーションを効率化できる時代です。
これらを活用して、リアルタイムで情報を共有したり、リモートワーク中でも円滑にやり取りできる環境を整えましょう。

まとめ
組織内のコミュニケーションは、仕事の効率や社員のモチベーション、ひいては組織全体の成長に大きな影響を与えます。
情報をスムーズに共有し、意見交換を活発にすることで、組織全体が一丸となって目標を達成しやすくなります。
反対に、コミュニケーションが不足すると、業務が遅れたり、ミスが増えたりする原因になりかねません。
テクノロジーを上手に活用しつつ、オープンでフラットな環境を作り、
みんなが気軽にコミュニケーションできるようにし、より良い環境を作っていきます。

最後まで読んでいただきありがとうございました！